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Das eBarock – mehr als 3 Tage Vollgas!

Eingang PH Ludwigsburg mit eBarock-Banner

Das eBarock – 3 Tage Vollgas!

Was vor Monaten als fixe Idee begann, fand letztes Wochenende seinen krönenden Abschluss.
Ein eSports-Symposium mit Offline-Turnier von Hochschulteams aus ganz Deutschland – das gab es mit dem eBarock zum ersten Mal in Deutschland.

Vom kleinen Online-Turnier zum mehrtägigen Event

Wir hatten uns für das Wintersemester 2016/2017 vorgenommen, ein eigenes Turnier zu veranstalten. Online, in League of Legends, um Erfahrungen zu sammeln und langsam über unseren Tellerrand hinauszuwachsen.

Ende November dachten wir schon etwas größer: Um dem wissenschaftlichen Anspruch einer Hochschule gerecht zu werden, sollten einige Gastredner eingeladen werden. Gemeinsam mit dem Turnier, aber offline an der Hochschule ausgetragen, könnte eSport in Theorie und Praxis zugleich erlebt werden.
Wir machten uns an die inhaltliche Ausarbeitung und begannen und mit den verantwortlichen Stellen der Hochschule abzustimmen. Sehr früh konnten wir erste Partner für das Projekt begeistern und diese in unsere Planung miteinbeziehen.Logos digiSPORT.marketing, eSports Ludwigsburg, SAE Institute

Mit steigendem Interesse von verschiedenen Stellen wuchs auch die Dimension des Events, sodass uns nach wenigen Wochen klar wurde, dass wir die Gastvorträge zweigleisig würden fahren müssen und das Turnier nicht an einem Tag abgehalten werden könnte.
Das eBarock würde das Epizentrum des deutschen Breitenesports darstellen.

Von starken Partnern, Krisensitzungen und Terminschwierigkeiten

Schon Mitte Januar konnten wir diverse Zusagen von Gastrednern und der ersten Sponsoren, sowie beachtliches Interesse von eSports-nahen Organisationen und großen Medienhäusern vorweisen.

Somit gingen wir eine Woche später sehr optimistisch in unser erstes größeres Vortreffen mit sämtlichen Helfern, dem SAE Institute Stuttgart und digiSPORT.marketing. Aufgaben wurden verteilt, Kompetenzteams eingeteilt, die bisherige Planung vorgestellt, diskutiert und erweitert.
Das eBarock war auf Ende April terminiert und sollte das neue Semester an der Pädagogischen Hochschule einläuten. Wir hatten in den letzten Wochen viel erreicht und starteten voller Tatendrang in die Semesterferien, die uns die Möglichkeit geben würden, das Event in nur drei Monaten stemmen zu können. Dachten wir zumindest. Denn dies würde unsere erste Veranstaltung werden.

Drei Wochen später konnte auch die Hochschulleitung von der Projekt eBarock und dem Team dahinter überzeugt werden und eine Forschungswerkstatt bildete sich, die das eBarock begleiten würde. Wir holten uns die Studierendenvertretung (AStA) als tatkräftige und erfahrene Unterstützung ins Boot. Dies hätte uns zusätzlichen Rückenwind geben können, doch wir merkten zeitgleich, dass wir uns verschätzt hatten.
Es waren zwar Ferien, aber wir hatten nicht bedacht, dass der alltägliche und auch unalltägliche Alltag aller, sowie die teils warteintensiven Kommunikationswege uns mehr Zeit stahlen, als wir uns erlauben durften.

Wir gingen in die ersten internen Krisensitzungen (,die nicht die letzten bleiben würden) und beschlossen in Abstimmung mit dem AStA und der Hochschule: Die Dimension steht, der Termin fällt!
Schnell musste ein neuer Termin her, um diesen mit den Sponsoren, Partner, Medien, Referenten und Teams kommunizieren zu können und mit der Veranstaltung schließlich auch an die Öffentlichkeit gehen zu können.
Und der 10. und 11. Juni war perfekt!

Wochen der totalen Anspannung

Jeder aus dem Kern des Planungsteams investierte in den drei Monaten vor dem neuen Veranstaltungstermin täglich mehrere Stunden in Sponsorenakquise, Koordination & Kommunikation mit Partnern, Referenten und Teams, Gestaltung von Werbemaßnahmen, die (sicherheits-)technische Ausarbeitung und strukturelle Planung. Manche Dinge gestalteten sich einfacher als gedacht und fügten sich einfach, andere wurden langwieriger, komplizierter, arbeitsintensiver und nervenaufreibender.

Während die ToDo-Listen täglich länger statt kürzer wurden, nahm die Zeit für Schlaf, Essen und die eigentliche Beschäftigung mit eSports stark ab. Besprechungstermine häuften sich, Telefonrechnungen stiegen, stundenlanges Mails beantworten war keine Seltenheit. Selbst beim freitagabendlichen Feierabenddesperados gab es nur noch ein Thema.people coffee notes tea e1501980800986 - Das eBarock - mehr als 3 Tage Vollgas!

Man freute sich gemeinsam über jeden Erfolg, suchte zusammen nach Lösungen für kleinere und größere Probleme, motivierte und baute sich gegenseitig auf. Und irgendwann konnten die ersten zu klärenden Punkte vollständig abgehakt werden – und die Häkchen häuften sich.

Alles aus?

Dennoch bangten wir: Würde es am Ende ausreichen, was wir geleistet hatten? Würde sich alles fügen? War ein halbes Jahr genug Zeit, um solch ein Event auf die Beine zu stellen? Denn mehr hatten wir in der Zeit wirklich nicht tun können…

Und während unsere Zeitplanung perfekt zu passen schien und sich immer mehr Dinge erledigten, stand drei Wochen vor dem eBarock-Termin plötzlich alles auf der Kippe!
Der Schock saß tief, doch wir mussten sofort handeln, um unsere monatelange Arbeit zu retten.

Wir mobilisierten die letzten Energiereserven, diskutierten und verteidigten das Projekt in täglichen, stundenlangen Besprechungen, schrieben bis tief in die Nacht Mails und drückten die Daumen, dass es reichen würde.
Dank der Mitarbeit aller, diversen strategischen Überlegungen, der tatkräftigen Unterstützung unserer Partner und neuer Sponsoren, konnte das eBarock trotz aller Widrigkeiten schließlich stattfinden.

Kraft tanken, bevor es ernst wird

Die sprichwörtliche Kuh war vom Eis geholt, doch wir waren ausgepowert. Und so nahm sich jeder in den zwei letzten Wochen einige Tage off, um alltägliche Dinge zu erledigen, die sich in den vergangenen Monaten aufgestaut hatten, um zu entspannen, die Familie zu sehen und kurioserweise auch um nach Langem mal wieder ein, zwei Runden zu zocken. Und das klappte, denn wir hatten nun alles getan, was wir tun konnten. Der Rest würde sich noch ergeben – oder eben nicht.pexels photo 91224 1 - Das eBarock - mehr als 3 Tage Vollgas!

Seit Monaten sahen wir die Hochschule vor dem inneren Auge als Austragungsort des eBarock: mit Bannern, Ständen, Einlass, technischen Aufbauten und Gästen. Seit Wochen zählten wir unsicher die Tage bis zum Event. Nun fieberten wir freudig gespannt darauf hin, dass sich all die Arbeit endlich auszahlen würde.
Und während man erwarten würde, dass der Voreventstress jeden mit sich reißt, waren wir tatsächlich plötzlich erstaunlich ruhig, räumten beispielsweise das Mailpostfach auf, als gäbe es nichts Dringlicheres und begannen zu realisieren, was wir in den vergangenen Monaten geleistet hatten.

Unglaubliche Zahlen

  • Insgesamt flossen gut 4000 Stunden der Beteiligten des Planungsteams in das eBarock.
  • Knapp 700 Mails wurden geschrieben,
  • mehrere Tausend Nachrichten verschickt
  • Hunderte Stunden im Teamspeak oder in Skype-Konferenzen verbracht,
  • und circa 800 Dateien (Planung, Dokumentation, Präsentation, Werbung, etc.) erstellt.

Die letzten Vorbereitungen

Freitag, den 09. Juni nachmittags würden die zehn Teams und ersten Referenten bei uns begrüßen dürfen. Bis dahin gab es noch vieles vor Ort zu organisieren und aufzubauen. Deshalb richteten wir uns schon zwei Tage vorher das liebevoll getaufte „Headquarter“ in einem Seminarraum ein, das die folgenden fünf Tage als Lager, Büro, Empfang, Rückzugsort, Nachtquartier und psychologische Auffangstation für gestrandete Despotrinker diente.

Zwei lange Tage und sehr kurze Nächte später trudelten tatsächlich nach und nach die ersten Teams ein, während die Beschilderung noch vervollständigt wurde und die eben erst gelieferten Rechner aufgebaut wurden. Rechner, die schon vorher hätten geliefert werden sollen, aber auf dem Weg verloren gingen. Rechner, die wir dringend benötigt hätten, um das Turniersetup ausgiebig zu testen und einen Zeitpuffer herzustellen. Rechner, über die wir trotzdem auch Freitag noch sehr froh und dankbar waren, denn sie machten gerade noch rechtzeitig das Turnier möglich und boten ein professionelles Setting.

Ein Schnelldurchlauf: Endlich 3 Tage Vollgas!

Freitag Abend, 09.06.2017:

Die Teams waren vollständig, die Begrüßung und Einweisung konnte starten. New Image2 - Das eBarock - mehr als 3 Tage Vollgas!
Sie warteten nur darauf, sich an den Gaming-Rechnern bei Testmatches einzurichten und einzuspielen. Doch schwerwiegende technische Probleme verlangten bis kurz vor Mitternacht nach einer Lösung, sodass die Testspiele auf den nächsten Morgen verlegt werden mussten.
Die Teams nutzten die Zeit ausführlich für die sowieso eingeplante Kneipentour durch Ludwigsburg und um sich untereinander kennenzulernen.

An eine Teilnahme an der Kneipentour oder Schlaf war für uns unterdessen nicht zu denken. Denn obwohl die technischen Probleme dank großartiger Unterstützung behoben werden konnten, mussten noch diverse Veranstaltungsräume vorbereitet, Banner aufgestellt, der Einlass vorbereitet und Stream- und Zeitpläne vervollständigt werden.

Samstag, 10.06.2017:

Eine schnelle Dusche während die Sonne draußen aufging und schon erschienen unsere Partner und die ersten Helfer.
Die Technik wurde aufgebaut und der Sicherheitsdienst, die Sanitätskräfte, der Foodtruck, sowie die seit Tagen überfälligen Programmhefte in Empfang genommen. Die Teams konnten sich an den Rechnern einrichten, die Referenten wurden empfangen und eingewiesen, der Stream wurde gestartet, die Caster nahmen Ihre Plätze ein.

Während das Turnier mit wenigen Minuten Verzögerung in die erste Runde ging, schmissen wir uns in Schale, bereiteten uns mental und organisatorisch auf die offizielle Begrüßung, welche das Symposium eröffnete, vor – und auf sämtliche Anfragen, Bitten und Aufgaben, die im Laufe des Tages noch auf uns warteten.Tobias Benz am Rednerpult

Unter den 300 Teilnehmern der Veranstaltung befanden sich zu unserer Freude auch Verantwortliche von Riot Games, unseren Sponsoren, der Stadt Ludwigsburg und diverse Medienvertreter.

Neben diesen auch dem eigenen Helferteam gerecht zu werden und die eigenen Aufgaben erledigt zu bekommen, war nicht einfach. Ohne selbst viel vom Symposium oder dem Turnier mitzubekommen, hatten wir es dennoch geschafft, bis abends durchzuhalten und fanden uns abends gesammelt als Zuhörer der Podiumsdiskussion auf der Saaltreppe sitzend wieder.
Wer von uns die Augen noch offen halten konnte, genoss einige Minuten lang das entspannte Sitzen und den Input des Eventprogramms. Andere stark Übernächtigte nickten weg und kippten nicht nur einmal zur Seite, schreckten kurz auf nur um direkt wieder wegzuschlafen 😀

Auf die Verabschiedung der Referenten nach der Podiumsdiskussion Gruppenbild Referenten
folgte der zweite Teil der Turniergruppenphase. Diese nutzten wir zum Aufräumen und Umbauen, um nicht eine weitere schlaflose Nacht durchstehen zu müssen. Und tatsächlich durften sich unsere Betten noch vor Mitternacht über unser Erscheinen freuen.

Sonntag, 11.06.2017:

Übermüdeterweise wurden wir am letzten Veranstaltungstag erst wach, als die ersten Helfer schon auf der Matte standen. Den eintreffenden Teams wurde ein „Guten Morgen“ gewünscht und der Stream angeworfen, schließlich wollten Halbfinale und das Finale ausgetragen werden.

4 verbleibende Teams spielten um Ruhm, Ehre und die starken Sachpreise. Fünf spannende Matches später stand das Podium fest. Der KIT SC eSports und schließlich auch Magdeburg eSports mussten sich den Clausthaler CoolCats geschlagen geben, die das Turnier souverän durchspielten.
Nach der Siegerehrung und offiziellen VerabschiedungUnbenannt 4 - Das eBarock - mehr als 3 Tage Vollgas!
löste sich auch das eBarock-Turnier relativ schnell auf, da die Teams noch teils lange Heimwege vor sich hatten und die neue Woche wieder auf alle wartete – und wir machten uns nach einer längeren Plansch-Erleichterungs-„Wir haben es geschafft“-Pause im PH-Pool (von wem werde ich gelyncht, dass ich diese Bezeichnung schwarz auf weiß verwende??)20170611 150358 - Das eBarock - mehr als 3 Tage Vollgas!

ans Aufräumen, mit dem wir erstaunlicherweise und dank der tatkräftigen Helfer, die mit uns noch einige Stunden da blieben, noch am selben Tag fertig wurden.

Montag – Die Zeit nach dem eBarock

Ich ertappte mich dabei, wie ich zuhause auf meinem Stuhl saß und es genoss, nichts tun zu müssen, einfach nur zu sitzen, ohne ein schlechtes Gewissen haben zu müssen.
Denn das war seit Monaten nicht mehr vorgekommen – und ich genoss das auch die restliche Woche immer wieder mit wachsender Begeisterung.

Wir hatten mit dem eBarock etwas auf die Beine gestellt, das uns alles abverlangt und sämtliche Energie, Nerven, Schlaf und Zeit geraubt hatte. Aber wir konnten stolz darauf sein. Stolz auf das Stemmen einer mehrtägigen Veranstaltung mit 300 Besuchern mit einem überschaubaren Team in nur einem halben Jahr. Stolz, wie wir sämtliche Hürden gemeinsam gemeistert hatten und dass wir uns aufeinander verlassen konnten. Anders wäre das auch nicht möglich gewesen, anders hätten die Teams vor dem Nachhausefahren nicht davon berichten können, wie sehr sie die drei Tage bei uns genossen hätten, anders wären auch die Gäste nicht so zufrieden mit dem Veranstaltungsprogramm gewesen, anders wäre auch das Medieninteresse und -echo nicht so phänomenal gewesen.

Dieses Wochenende war 100% eSports, denn es war kompetitiv, freundlich, lebendig, gemeinschaftlich, mitreißend und atmosphärisch. Der kleine eSports-Standort Ludwigsburg hat hier mit der unglaublichen Unterstützung der Sponsoren, Partner, Referenten, Teams und Helfer etwas Großes geschaffen. Dafür und für diese einmalige Gelegenheit sind wir unfassbar dankbar.

Aus der Planung eines „kleinen Online-Turniers“ wurde ein starkes Event. Schleichend und doch plötzlich, ohne dass wir etwas dagegen hätten tun können oder wollen. Es musste so sein. Denn erstens kommt es anders und zweitens als man denkt.

Vielen Dank!

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Clausthaler CoolCats ins Match vertieft

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Die Caster der UEG in Aktion

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Die Analyseecke

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SPORT1 führt Interviews mit den Teilnehmern

Die Videos der Vorträge finden sich auf unserem YouTube-Channel, die Pressemeldungen sind hier abrufbar.

 

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